Văn phòng công ty là gì? Những loại văn phòng phổ biến hiện nay

Văn phòng công ty là cụm từ quen thuộc chỉ nơi làm việc của các công ty. Tuy nhiên, không ít người chưa hiểu đúng về mô hình này dẫn đến những sự lựa chọn sai lầm làm ảnh hưởng đến hình ảnh công ty. Vậy thực chất văn phòng của các công ty là gì? Văn phòng có những loại nào phổ biến hiện nay?  

Văn phòng công ty là gì?

Thực tế chưa có một định nghĩa nào chính xác và cụ thể về thuật ngữ văn phòng công ty là gì? Vì vậy, thuật ngữ này có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể hiểu một cách đơn giản văn phòng công ty là nơi để làm việc, gặp gỡ các khách hàng, đối tác hay đơn giản là nơi đăng ký làm địa điểm hoạt động để hợp pháp hóa trên giấy đăng ký kinh doanh. 

Văn phòng của công ty có thể là khu vực rộng lớn có sức chứa số lượng lớn nhân viên nhưng cũng có thể là một phòng nhỏ với một vài nhân viên. Văn phòng không có quy định cụ thể về diện tích, cách bố trí, thiết kế mà linh hoạt phụ thuộc vào điều kiện của từng công ty. 
 

Những loại hình văn phòng công ty phổ biến hiện nay

Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay

Hiện nay có rất nhiều loại hình văn phòng. Tuy nhiên, phổ biến nhất là những loại hình cơ bản dưới đây.

Văn phòng truyền thống

Đây là loại hình văn phòng cố định của các công ty. Với loại hình này, văn phòng thường được chia nhỏ thành từng phòng ban và thiết kế đảm bảo tính riêng tư. 

Ưu điểm của văn phòng truyền thống là tính cố định và lâu dài. Bởi văn phòng thuộc quyền sở hữu của công ty. Tuy nhiên, chi phí đầu tư làm văn phòng truyền thống tương đối lớn. Vì vậy, chỉ những công ty có tiềm lực mạnh mới lựa chọn loại hình văn phòng này. 

Văn phòng hiện đại thuê địa điểm cố định

Văn phòng hiện đại 

Đây là loại hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay. Đây là mô hình văn phòng được thiết kế hiện đại đề cao tính kết nối giữa các phòng ban. Văn phòng hiện đại cũng đề cao tính thẩm mỹ để tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho các công ty.

Với loại hình văn phòng này, các công ty thường lựa chọn thuê địa điểm cố định để thiết kế văn phòng. Địa điểm cố định thường là các tòa cao ốc văn phòng. Đối với những công ty có tiềm lực tài chính khiêm tốn thì thường lựa chọn các tòa nhà thấp tầng hoặc các nhà cho thuê.
 

Văn phòng Coworking Space

Mô hình văn phòng Coworking Space

Chi phí thuê văn phòng công ty tương đối lớn. Vì vậy, đối với những công ty nhỏ, các công ty đang trong giai đoạn startup thường lựa chọn loại hình văn phòng Coworking để tiết kiệm chi phí. 

Với loại hình này, các văn phòng sẽ không mất chi phí thi công, setup văn phòng. Thay vào đó, chủ của mô hình văn phòng Coworking đã setup sẵn các trang thiết bị bao gồm bàn, ghế, hệ thống mạng, máy in và các trang thiết bị cần thiết. 

Ưu điểm của văn phòng Coworking là thiết kế đẹp và có thể giúp đơn vị thuê mở rộng các mối quan hệ. Bởi không gian Coworking sẽ gồm nhiều các đơn vị cùng ngồi chung. Tuy nhiên, văn phòng Coworking cũng có nhược điểm là không có sự riêng tư. Vậy nên những văn phòng đòi hỏi tính bảo mật cao thì không phù hợp với mô hình văn phòng này. 

Văn phòng công ty ảo

Hiện nay, các văn phòng công ty ảo cũng khá phổ biến. Đây là loại hình văn phòng mà công ty thuê chỉ để làm giấy tờ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Với loại hình này, văn phòng có địa chỉ thực nhưng không có diện tích thực và cũng không có nhân viên hoạt động tại đó. Khi sử dụng văn phòng ảo, các công ty sẽ tiết kiệm chi phí thuê văn phòng mà vẫn đảm bảo các quy định cơ bản. 

Văn phòng công ty chia sẻ - Shared Office

Đây là mô hình mà hai hoặc nhiều công ty cùng sở hữu chung một văn phòng. Mô hình văn phòng này có sự tương đồng với Coworking Space. Tuy nhiên, điểm khác biệt của văn phòng chia sẻ là các công ty có sợi dây liên kết và có cùng chung mục đích. Thêm nữa, văn phòng chia sẻ vẫn có thiết kế tách biệt cho từng khu vực nên vẫn đảm bảo tính riêng tư cho các đơn vị. 

Văn phòng Officetel

Mô hình văn phòng Officetel 

Đây là mô hình văn phòng được đặt trong các căn hộ Officetel. Mô hình văn phòng này vừa có chức năng của nơi làm việc vừa là nơi có thể ở, sinh hoạt như bình thường. Bởi văn phòng có thiết kế đầy đủ các trang thiết bị để đảm bảo cả hai mục đích trên.

Văn phòng thông minh

Đây là loại hình văn phòng phổ biến ở thời đại 4.0. Ở thời đại này, công nghệ này được ứng dụng nhiều vào trong quá trình thiết kế văn phòng để giảm thiểu sức người. Mô hình văn phòng này thường được lựa chọn bởi những đơn vị làm về công nghệ thông tin, điện tử...
 

Những điều cần lưu ý khi lựa chọn văn phòng công ty

Văn phòng được xem là bộ mặt của công ty. Một văn phòng đẹp sẽ giúp tạo cảm hứng cho nhân  viên làm việc. Đồng thời, một văn phòng đẹp cũng giúp công ty tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng và các đối tác. Vì vậy, các đơn vị cần cẩn trọng khi lựa chọn văn phòng công ty. 

Vị trí của văn phòng

Lưu ý khi lựa chọn vị trí đặt văn phòng 

Khi lựa chọn văn phòng, các đơn vị cần chú ý đến vị trí. Để đảm bảo thuận tiện cho nhân viên khi đi làm cũng như khách hàng, đối tác dễ tìm, văn phòng nên lựa chọn tại những vị trí ở gần trung tâm hoặc gần mặt đường lớn. Đối với những văn phòng có tính chất riêng tư, ít khi gặp gỡ khách hàng, đối tác thì có thể lựa chọn ở vị trí đa dạng hơn. Tòa nhà là gì

Lưu ý, các đơn vị không nên lựa chọn văn phòng ở những vị trí thường xuyên xảy ra lụt lội, ngập nước. Bởi theo phong thủy, vị trí này không tốt cho vận tài lộc của công ty. Ngoài ra, văn phòng công ty cũng cần tránh đặt tại các ngõ cụt.

Cơ sở vật chất văn phòng 

Cơ sở vật chất văn phòng

Khi thuê văn phòng công ty đặc biệt trong các tòa nhà, các đơn vị cần chú ý đến cơ sở vật chất của văn phòng. Trong đó, những hạng mục cần quan tâm như hệ thống, điện, mạng, thang máy… Bởi đây là những yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động của văn phòng. Vậy nên các đơn vị cần chọn những nơi cho thuê văn phòng có cơ sở vật chất đồng bộ và hiện đại. Điều này sẽ giúp quá trình hoạt động của văn phòng có nhiều thuận lợi.

Chất lượng dịch vụ quản lý

Bên cạnh yếu tố cơ sở vật chất, các đơn vị khi thuê văn phòng công ty cũng cần quan tâm đến chất lượng dịch vụ quản lý. Bởi đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến văn phòng khi đi vào hoạt động. Đối với dịch vụ quản lý, bạn cần quan tâm đến các yếu tố như vệ sinh, an ninh… 

Để tránh những rắc rối trong quá trình thuê, bạn cần làm rõ với đơn vị cho thuê xem khoản tiền phí quản lý bao gồm những hạng mục gì? Đây là căn cứ để để bạn có thể đàm phán về giá cũng như phản ánh về chất lượng dịch vụ trong quá trình thuê.

Giá thuê văn phòng

Hiện nay, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng công ty rất đa dạng. Tùy thuộc vào vị trí cho thuê thuộc dạng văn phòng hạng A, B, C hay D, giá cho thuê sẽ có mức khác nhau. 

• Với những văn phòng thuộc hạng A, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng rất đắt đỏ dao động từ 25-60$/m2 tùy thuộc vào khu vực. 

• Với những văn phòng thuộc hạng B, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng dao động từ 15- 25$/m2 tùy thuộc vào khu vực. 

• Với những văn phòng thuộc hạng C, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng dao động từ 10-15$/m2 tùy thuộc vào khu vực. 

• Với những văn phòng thuộc hạng D, giá cho thuê địa điểm làm văn phòng dưới 10$/m2.

Tùy vào điều kiện tài chính, các đơn vị có thể lựa chọn các văn phòng với mức giá phù hợp. Lưu ý, mức giá trên mang tính tham khảo và có thể đàm phán giữa bên thuê và bên cho thuê. Vì vậy, khi dự định thuê văn phòng, các đơn vị cần tìm hiểu kỹ và đàm phán về mức giá hợp lý.

Diện tích văn phòng

Nghiên cứu lựa chọn diện tích văn phòng hợp lý

Diện tích cũng là yếu tố bạn cần cân nhắc khi thuê văn phòng công ty. Khi thuê văn phòng, bạn nên xác định chiến lược lâu dài của công ty để lựa chọn diện tích văn phòng phù hợp. Việc nghiên cứu kỹ diện tích văn phòng sẽ giúp bạn tránh được tình trạng văn phòng quá chật hẹp hay quá rộng dẫn đến lãng phí.

Thời gian thuê văn phòng

Thời gian thuê văn phòng cũng là một trong những yếu tố quan trọng. Bởi thời gian thuê sẽ ảnh hưởng đến chiến lược đàm phán giá. Nếu thời gian thuê lâu dài, giá sẽ thuê sẽ có nhiều ưu đãi hơn. Ngược lại, nếu thuê trong thời gian ngắn, giá sẽ cao hơn. 

Lưu ý, bạn không nên ham giá rẻ mà đặt bút ký vào bản hợp đồng dài hạn. Bởi nếu không tính toán kỹ thời gian, khi ra trước bạn bạn sẽ bị phạt hợp đồng. Khi đó, khoản tiền phạt sẽ cao hơn nhiều so với việc bạn thuê ngắn hạn. 

Nghiên cứu kỹ hợp đồng cho thuê văn phòng

Khi chọn địa điểm làm văn phòng, bạn cần nghiên cứu kỹ hợp đồng cho thuê. Bởi đây là căn cứ pháp lý cao nhất có tính chất ràng buộc giữa bên thuê và bên cho thuê. Nếu bạn không tìm hiểu kỹ hợp đồng sẽ dẫn đến nhiều rủi ro hoặc tranh chấp sau này. 

Để đảm bảo an toàn, bạn nên tìm hiểu rõ các quy định về các điều khoản vi phạm và phạt. Bởi, các đơn vị cho thuê văn phòng thường gài điều khoản phạt vi phạm hợp đồng. Trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê, bạn cần đảm bảo mình đã hiểu rõ mọi điều khoản để tránh vi phạm. Nếu đối với những hợp đồng thuê diện tích lớn, thời gian lâu dài, bạn nên có bộ phận pháp chế để rà soát mọi điều khoản một cách kỹ lưỡng.

Trên đây là thông tin giải đáp chi tiết văn phòng công ty là gì và những loại hình văn phòng phổ biến hiện nay. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp bạn có những thông tin hữu ích trước khi lựa chọn địa điểm để làm văn phòng công ty.