Tổng hợp những công việc của nhân viên văn phòng

Nhiều người thường nghĩ rằng nhân viên hành chính văn phòng có công việc an nhàn, đơn giản, không hề nặng nhọc. Tuy nhiên, quan niệm đó là sai hoàn toàn khi mà họ phải đảm nhiệm nhiều vai trò, trách nhiệm trong công ty. Bài viết này sẽ tổng hợp chi tiết những công việc của nhân viên văn phòng, giúp bạn hiểu hơn về vị trí này.

Nhân viên văn phòng là gì?

Đây là một vị trí công việc quan trọng trong công ty, tổ chức và các doanh nghiệp, là bộ phận không thể thiếu để công ty có thể duy trì hoạt động. Họ cũng được xem như là “bảo mẫu” khi phải đảm nhiệm nhiều công việc liên quan như: lễ tân, quản lý giấy tờ, tổ chức chương trình, vui chơi cho nhân viên công ty, quản lý trang thiết bị, gắn kết nhân viên, ...
Công việc của họ thường nhỏ, lặt vặt nhưng khối lượng công việc thì lại rất lớn, đòi hỏi những người có tinh thần trách nhiệm cao và có niềm đam mê, yêu thích với nghề này. Ngoài ra, nhân viên văn phòng thường liên quan tới vị trí Nhân sự, nên trong một số công ty thường ghép luôn bộ phận Hành chính - Nhân sự để thuận tiện trong việc quản lý.

Những công việc của nhân viên văn phòng

Trong mỗi công ty, nhân viên hành chính văn phòng đảm nhiệm khá nhiều công việc, không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Tuy nhiên, chúng thường có mối liên hệ và liên quan nhất định. Vậy công việc cụ thể của một nhân viên hành chính văn phòng là như thế nào?

Phụ trách lễ tân

Đây là nhiệm vụ đầu tiên của một nhân viên hành chính văn phòng. Họ có vị trí làm việc linh hoạt, thông thường sẽ trực ở quầy lễ tân để nghe điện thoại, tiếp đón những vị khách tới công ty thay cho Ban giám đốc. Đồng thời họ tiếp nhận những thông tin ban đầu của khách hàng và có những hướng dẫn cụ thể cho họ. Trong các cuộc họp thì nhân viên văn phòng sẽ chịu trách nhiệm tổ chức, cung cấp trang thiết bị, giấy tờ đảm bảo cuộc họp diễn ra thành công. 
Đối với vị trí này thì nhiều công ty còn yêu cầu về ngoại hình và thái độ với công việc. Bởi lẽ, lễ tân được xem như bộ mặt của công ty, tạo cho khách hàng những ấn tượng đầu tiên về nơi này. Do đó, trước khi ứng tuyển vị trí này, bạn cần hỏi rõ yêu cầu liên quan để xác định bản thân có phù hợp hay không.

Công tác văn thư

Nhân viên văn phòng có trách nhiệm công việc liên quan tới các loại giấy tờ, văn thư. Họ trực tiếp nhận và chuyển những giấy tờ quan trọng tới đối tác và khách hàng của công ty, sau đó tiến hành phân loại và phân bổ tới các bộ phận chức năng. Đồng thời, họ sẽ tiếp nhận và lưu trữ nhiều loại giấy tờ, đảm bảo các loại văn bản gốc được cất giữ cẩn thận, tránh bị tuồn ra ngoài, gây thất thoát cho công ty.
Bên cạnh đó, họ cũng thực hiện chấm công cho nhân viên của công ty, nắm được những đối tượng hay xin về sớm, nghỉ làm, đi muộn, có thái độ chưa đúng mực và nhắc nhở kịp thời. Họ cũng phải sắp xếp lịch làm, lịch họp công ty, theo dõi chế độ bảo hiểm của nhân viên. Nhân viên văn phòng chắc chắn phải thành thạo tin học vì phải phụ trách soạn thảo tài liệu, in ấn, photo và làm việc nhiều với máy tính.

Quản lý trang thiết bị công ty

Tùy thuộc vào tình trạng trang thiết bị của công ty mà nhân viên phụ trách lên kế hoạch, triển khai chi tiết về đề bạt với cấp trên. Sau khi được trên thông qua, họ sẽ tiến hành mua sắm và sửa chữa, thay thế theo đúng yêu cầu đó.
Mỗi tháng, nhân viên văn phòng cần lập phiếu và thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng như cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, chi phí điện thoại, internet, … Nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên tính toán tốt và hiểu biết cách hạch toán để tránh những sai sót không đáng có.
Ngoài ra, tránh tình trạng của chung không ai lo, nhân viên hành chính văn phòng cần theo dõi, sát sao tình hình cơ sở vật chất và có những nhắc nhở kịp thời. Nhiều công ty thường xuyên đặt sách, báo, tạp chí cho nhân viên thì vị trí hành chính văn phòng cũng sẽ phải đảm nhiệm vai trò này.

Hỗ trợ dự án công ty

Bên cạnh những công việc được nêu ở trên thì nhân viên văn phòng còn đảm nhận vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ dự án của công ty khi cần thiết. Công việc của họ sẽ là tư vấn các vấn đề liên quan tới giấy tờ pháp lý, hỗ trợ soạn thảo, in ấn làm hồ sơ cho dự án của công ty.
Ngoài ra, họ sẽ tham gia hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho ban lãnh đạo. Họ cần chuẩn bị kỹ lưỡng những điều kiện cần thiết như phương tiện đi lại, ăn uống, ngủ nghỉ, và những giấy tờ và trang thiết bị cần thiết đảm bảo cho quá trình công tác diễn ra thành công và thuận lợi nhất.
Như vậy, bài viết đã chia sẻ chi tiết những công việc của nhân viên văn phòng, giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này. Từ đó, bạn có thể xác định được hướng đi đúng đắn và định vị bản thân phù hợp với tính chất công việc này hay không.