Phần mềm họp trực tuyến - Sự lựa chọn hàng đầu của mọi doanh nghiệp

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ cùng với tình hình dịch bệnh Covid diễn ra ngày càng phức tạp khiến cho các phần mềm họp trực tuyến được các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Chính nhu cầu ngày càng cao của con người khiến các ứng dụng này ngày càng trở nên phong phú và đa dạng hơn về tính năng. Qua đó, đáp ứng được nhu cầu họp mọi lúc, mọi nơi của các doanh nghiệp.

Phần mềm họp trực tuyến được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu

Lý do nên sử dụng các phần mềm họp trực tuyến

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đem đến cho con người nhiều sự tiện lợi hơn cả trong công việc và cuộc sống. Thay vì phải tốn thời gian và tiền bạc để đi đến những hội nghị quan trọng thì giờ đây bạn có thể ngồi tại nhà và họp trực tuyến. Đối với các tổ chức hoặc doanh nghiệp lớn, nhỏ thì hội nghị trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu.

Bên cạnh đó, với những cuộc họp khẩn cấp không thể triệu tập ngay lập tức các cổ đông lớn từ nhiều quốc gia thì họp trực tuyến chính là giải pháp hữu hiệu. Đồng thời, họp trực tuyến còn có những ưu điểm nổi bật sau mà doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng.

Giúp các thành viên dễ dàng tham dự buổi họp

Một trong những điểm cộng phải nhắc đến khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến chính là các thành viên dễ dàng tham gia vào buổi họp. Chỉ cần một thiết bị thông minh có kết nối internet là bạn có thể tham gia buổi họp dù ở bất kỳ nơi đâu.

Qua đó, buổi họp cũng trở nên hiệu quả và tiết kiệm được cả thời gian, chi phí chung. Các thành viên được tham gia trao đổi, đóng góp ý kiến với cuộc họp một cách dễ dàng. Sự linh hoạt này cũng giúp doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Cuộc họp được diễn ra nhanh chóng và đúng thời gian

Có thể chủ động lên lịch họp trong tương lai dễ dàng

Phần mềm họp trực tuyến sẽ đảm bảo các thông tin được thông báo đến đúng thành viên và đúng thời gian theo lịch đã lên. Các thành viên được thông báo khi cuộc họp bắt đầu và dễ dàng tham gia để trao đổi thông tin của cuộc họp.

Dễ dàng chia sẻ tài liệu, video thuyết trình đồng thời

Các phần mềm họp trực tuyến có thể giúp người dùng chia sẻ các tài liệu, video thuyết trình liên quan đến buổi họp một cách dễ dàng. Đồng thời, người dùng có thể gim lại những tài liệu này để các thành viên dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Qua đó, giúp các thành viên có thể hiểu được sâu sát các vấn đề cần truyền tải trong cuộc họp.

Giúp tiết kiệm chi phí hậu cần

Trong những buổi họp truyền thống chúng ta sẽ phải chi một khoản tiền cho việc in ấn tài liệu, nước uống, … Đặc biệt, trong mùa dịch bệnh này việc họp truyền thống là không nên để tránh nguy cơ lây lan dịch bệnh. Do đó, khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến mọi thứ sẽ trở nên đơn giản và tiết kiệm hơn rất nhiều.

Người dùng chỉ cần ngồi tại nhà và thực hiện một vài thao tác đơn giản là có thể tham gia vào buổi họp quan trọng của doanh nghiệp. Hình thức này vừa giúp tiết kiệm kinh phí lại đảm bảo an toàn cho các thành viên.

Họp trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí đáng kể

Góp phần bảo vệ môi trường

Tại sao họp trực tuyến lại có thể góp phần bảo vệ môi trường? Chắc chắn nhiều người nghĩ vấn đề này không hề liên quan. Tuy nhiên, thông qua hình thức họp online chính bạn đang góp phần bảo vệ môi trường sống của chính mình đấy. Bởi khi họp trực tuyến bạn sẽ không phải di chuyển bằng phương tiện giao thông nên góp phần giảm thiểu lượng CO2 thải ra môi trường.

Ngoài ra, việc họp trực tuyến còn giúp tiết kiệm nhiên liệu cho quốc gia và tiết kiệm được túi tiền của chính bạn. Do đó, nếu không nhất thiết phải gặp mặt nhau thì hình thức họp trực tuyến chính là lựa chọn phù hợp.

Những phần mềm họp trực tuyến hiệu quả nhất hiện nay

Phần mềm họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến với các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp startup. Đặc biệt, trong tình hình dịch bệnh phức tạp như hiện nay thì các phần mềm họp online lại càng được sử dụng hiệu quả. Một số phần mềm đang rất được ưa chuộng với các doanh nghiệp lớn, nhỏ như:

Zoom Cloud Meeting

Zoom Cloud Meeting là phần mềm vô cùng quen thuộc trong cả học tập và công việc. Hiện nay, Zoom đang được hơn 170.000 tổ chức sử dụng để phục vụ cho công việc. Zoom được đánh giá là một trong những phần mềm vô cùng phù hợp với những người thường xuyên phải đi công tác hoặc di chuyển liên tục.

Hiện nay, để đáp ứng được nhu cầu sử dụng ngày càng cao của người dùng Zoom có hai phiên bản miễn phí và trả phí. Bản miễn phí phù hợp với việc học tập, còn các doanh nghiệp thì thường hướng đến bản trả phí để có thể sử dụng được nhiều tính năng ưu việt hơn.

Zoom là phần mềm họp trực tuyến có lượt sử dụng lớn

Theo nhiều người dùng đánh giá, Zoom có những ưu điểm nổi bật như:

• Chất lượng cuộc gọi ổn định và có thể chia sẻ màn hình với độ nét cao.
• Có thể lưu trữ, tìm kiếm lại những cuộc họp và thông tin quan trọng.
• Thao tác và cài đặt dễ dàng với sự hỗ trợ từ South Telecom cùng chi phí cực kỳ hợp lý.
• Hỗ trợ đa nền tảng và đa thiết bị sử dụng.

Nhược điểm duy nhất của Zoom là nếu sử dụng với các hệ điều hành cũ thì có thể gặp vấn đề về bộ đệm. Do đó, nếu tham dự vào các cuộc họp thì bạn nên cập nhật hệ điều hành phù hợp nhất để sử dụng.

Phần mềm Skype

Nếu bỏ qua Skype khi nhắc đến các phần mềm họp trực tuyến thì thật sự thiếu sót. Bởi đây là một trong những cái tên được ưa chuộng nhất tại Việt Nam hiện tại. Skype được ra đời và phát triển từ năm 2003 với bản miễn phí chỉ có thể sử dụng tối đa các cuộc gọi truyền hình là 100h/ tháng, 10h/ngày và 4h/ngày.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng phiên bản trả phí là skype for business để có thể đem lại hiệu quả tốt hơn trong công việc. Trong phiên bản này, có rất nhiều các tính năng phù hợp để các cuộc họp được diễn ra thuận lợi và đem lại hiệu quả tốt nhất.

Phần mềm Skype có những ưu điểm như:

• Người dùng có thể dễ dàng tích hợp với các chương trình Microsoft Office nhanh chóng.
• Tính năng bảo mật chặt chẽ và quy mô cuộc họp có thể lên đến 250 người.

Tuy nhiên, Skype cũng có những nhược điểm là:

• Chất lượng hình ảnh không khác biệt gì so với những ứng dụng khác đang có trên thị trường hiện nay nên không tạo được nét riêng.
• Mặc dù đã sử dụng bản Business nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải nâng cấp một số phần để có chất lượng cuộc họp ổn định.

Phần mềm Skype vô cùng phổ biến

Phần mềm Lifesize

Lifesize có xuất xứ từ Mỹ và có nhiệm vụ chuyên cung cấp các giải pháp thiết bị cho các doanh nghiệp. Thông qua đó, phục vụ nhu cầu họp trực tuyến từ xa của các cá nhân hay doanh nghiệp. Mục đích là giúp gia tăng sự kết nối, truyền đạt thông tin và khả năng tương tác giữa các cá nhân trong cuộc họp bằng các thiết bị chân thực và sinh động nhất.

Lifesize có những ưu điểm nổi bật để thu hút doanh nghiệp sử dụng như:

• Có đầy đủ các thiết bị phần cứng trong gói sản phẩm.
• Hình ảnh sắc nét rõ ràng, âm thanh chân thực mang đến chất lượng cuộc họp tối ưu nhất.
• Phần mềm này cũng tích hợp được đầy đủ những tính năng như: Chia sẻ dữ liệu cùng một lúc, lưu trữ dữ liệu dễ dàng.

Một số nhược điểm của phần mềm này là:

• Doanh nghiệp sẽ phải bỏ chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống khá cao.
• Doanh nghiệp cần phải đăng ký và trả tiền trước khi muốn sử dụng vì không có bản dùng thử miễn phí giới hạn tính năng.

Lifesize là phần mềm không có bản dùng thử miễn phí

Google Hangout Meet

Google Hangout Meet là một tính năng đi kèm của Google vô cùng thân quen với người dùng gmail. Do đó, người dùng chỉ cần có tài khoản gmail là có thể sử dụng được tính năng này. Trước đây chỉ có phiên bản Google Hangout nhưng có nhiều hạn chế vì chỉ cho phép tối đa 5 người tham gia. Chính vì vậy, phiên bản Google Hangout Meet được ra đời để phục vụ nhu cầu cho các doanh nghiệp.

Những ưu điểm của Google Hangout Meet như:

• Có thể phục vụ được cho nhiều người tham gia cuộc họp một lúc.
• Chất lượng đường truyền được duy trì và không có tình trạng gián đoạn trong khi họp.
• Nằm trong nền tảng G-suite nên dễ dàng sử dụng dữ liệu từ những ứng dụng khác.
• Người dùng có thể dễ dàng lên kế hoạch cho các cuộc họp và thiết lập thông tin sự kiện theo yêu cầu.

Một số nhược điểm hiện có của Google Hangout Meet như:

• Để sử dụng Google Hangout Meet hiệu quả thì các thiết bị phần cứng cần tuân theo các tiêu chuẩn SIP và H.323.
• Google Hangout Meet tại Việt Nam chưa được biết đến nhiều nên chưa có nhiều công cụ hay đội ngũ hỗ trợ tích hợp sản phẩm này với doanh nghiệp.

Google Hangout Meet hiệu quả cho doanh nghiệp

Phần mềm Gotomeeting

Cuối cùng trong danh sách các phần mềm họp trực tuyến phải kể đến Gotomeeting - một trong những sản phẩm của LogMeIn. Phần mềm này có thể sử dụng được trên nhiều nền tảng khác nhau. Hiện nay, các doanh nghiệp đang sử dụng Gotomeeting vô cùng hiệu quả.

Một số ưu điểm của Gotomeeting cần phải kể đến như:

• Doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp lớn lên đến 1000 người tham dự.
• Có thể dễ dàng ghi lại và chia sẻ cuộc họp sau đó.
• Các tài liệu có thể dễ dàng chia sẻ trong khi họp để cung cấp thông tin đến những người tham gia.

Hầu như, phần mềm Gotomeeting không có nhược điểm gì lớn trong quá trình sử dụng. Nó chỉ đòi hỏi người dùng phải có một kết nối internet ổn định và không có lỗi trên nền tảng hoạt động để đem lại chất lượng cuộc họp tốt nhất.

Những phần mềm họp trực tuyến được liệt kê ở trên đều được đã các doanh nghiệp sử dụng vô cùng hiệu quả, mỗi phần mềm đều có những tính năng và ưu điểm riêng phù hợp với từng doanh nghiệp. Do đó, nếu bạn đang muốn tìm một phần mềm phục vụ cho hoạt động họp trực tuyến của doanh nghiệp thì hãy tìm hiểu thật kỹ.

Trên đây là những thông tin về các phần mềm họp trực tuyến hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tìm được phần mềm phù hợp nhất để các cuộc họp trực tuyến diễn ra hiệu quả