Những lưu ý khi thuê văn phòng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí phát sinh

Một vị trí văn phòng thuận lợi, đi kèm là cơ sở vật chất tiện nghi, hiện đại sẽ là nền móng để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững sau này. Do nhu cầu tăng cao nên thị trường cho thuê văn phòng cũng đang có những bước chuyển mình trong thời gian gần đây. Vậy những lưu ý khi thuê văn phòng để giúp hạn chế tối đa rủi ro gặp phải là gì?

Khoảng thời gian thích hợp để tìm hiểu văn phòng

Thông thường, nếu đã có ý định thuê văn phòng thì doanh nghiệp cần cử người đại diện đi tìm hiểu trước đấy từ 4 – 6 tháng. Đây là khoảng thời gian hợp lý nhất để đánh giá các tiêu chí trước khi dẫn đến việc ký kết hợp đồng. Nếu thời gian tìm hiểu quá ngắn thì những bất cập mà doanh nghiệp có thể gặp phải sẽ là văn phòng không đáp ứng được điều kiện làm việc, các chi phí phát sinh tăng lên nhiều lần...

Khoảng thời gian thích hợp để tìm thuê văn phòng là trước đấy 4 – 6 tháng

Tiêu chí thuê văn phòng

Việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thuê văn phòng chính là xác định được tiêu chí thuê. Văn phòng có thể được dùng vào nhiều mục đích như làm nơi hội họp, trao đổi với đối tác hay là bộ mặt đại diện của công ty... Vì thế, ngay từ khi bắt đầu mỗi công ty hay doanh nghiệp phải định hướng được tiêu chí mà mình hướng tới là gì để lựa chọn được vị trí hoàn hảo nhất, tránh các sự cố phát sinh sau này.

Nhận định đúng khả năng tài chính

Đa phần những công ty, doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng đều đang trong quá trình khởi nghiệp. Việc tính toán và đánh giá đúng khả năng tài chính sẽ giúp cho việc tìm thuê văn phòng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nếu tìm được một vị trí hợp lý nhưng giá thuê vượt quá khả năng chi trả thì lâu dần doanh nghiệp sẽ gặp phải những gánh nặng về tài chính.

Doanh nghiệp cần phải cân nhắc khả năng tài chính của mình

Số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để thuê văn phòng chỉ bao gồm những tiện ích, dịch vụ trong tòa nhà. Bên cạnh đó, chi phí dành cho việc thiết kế lại nội thất, sắm trang thiết bị cần thiết, quảng cáo, thuê nhân viên... cũng rất tốn kém. Vì thế, trước khi thuê mỗi doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu phát triển trước mắt từ 3 – 5 năm, tránh trường hợp phải hủy hợp đồng và đền bù trước hạn cho đơn vị đối tác.

Xác định vị trí, diện tích văn phòng thuê

Một vị trí lý tưởng sẽ là nơi mà doanh nghiệp có thể phát triển một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc chọn thuê văn phòng ở gần những nơi cung cấp dịch vụ hay trung tâm thành phố sẽ giúp cho việc di chuyển của nhân viên của công ty, doanh nghiệp trở nên thuận tiện hơn.

Diện tích trung bình dành cho nhân viên là 4m2/người, trong đó đã bao gồm những thiết bị hỗ trợ đi kèm. Vì thế, nếu loại hình mà doanh nghiệp hướng tới cần nhiều nhân viên thì việc chọn thuê văn phòng cần được tính toán chi tiết, tránh trường hợp phải hủy hợp đồng với tòa nhà cho thuê vì không đủ chỗ cho nhân viên.

Một văn phòng có vị trí thuận lợi sẽ đem lại rất nhiều lợi ích

Xem xét kỹ lưỡng văn phòng trước khi ký kết thỏa thuận

Có thể vì nhiều lý do khác nhau mà một số người đại diện của doanh nghiệp khi đi xem văn phòng thường không chú ý nhiều đến mặt bằng mà mình định thuê. Tuy tiết kiệm được thời gian nhưng sau này nếu chuyển đến mà gặp sự cố thì việc khắc phục sẽ tốn kém hơn rất nhiều. Thay vào đó, mỗi doanh nghiệp cần dành đủ thời gian để quan sát, tìm hiểu và lập bảng so sánh những vị trí thuê với nhau.

Trong nhiều trường hợp, một lưu ý khi thuê văn phòng mà các công ty, doanh nghiệp cần ghi nhớ chính là phải đo lại diện tích mặt bằng. Không phải lúc nào diện tích được thông báo cũng là chính xác, vì thế nó sẽ làm chênh lệch khoản tiền bỏ ra để trả hàng tháng. Ban đầu số tiền này có thể không lớn, nhưng nếu thuê trong vài năm thì đó sẽ là một khoản thiệt hại tương đối đáng kể.

Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng mặt bằng trước khi thuê

Tham khảo ý kiến của những công ty thiết kế nội thất

Một lưu ý khi thuê văn phòng mà khá nhiều doanh nghiệp không chú ý đến chính là việc tham khảo ý kiến của những công ty nội thất từ trước đấy. Cụ thể, sau khi đã lựa chọn được những vị trí văn phòng hợp lý, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của những kiến trúc sư về chi phí sửa chữa, thiết kế lại để lựa chọn ra đâu là giải pháp tối ưu. 

Nếu khi đã ký kết hợp đồng thuê xong mới nhờ đến tư vấn của các công ty thiết kế thì doanh nghiệp có thể phải trả mức giá cao hơn. Nên những công việc này cần phải được tính toán một cách kỹ lưỡng trước khi đi vào thực hiện.

Văn phòng là bộ mặt đại diện của một công ty, doanh nghiệp nên việc tìm được một vị trí thích hợp để phát triển những ý định kinh doanh trong tương lai chắc chắn là một công việc không hề dễ dàng. Ghi nhớ được những lưu ý khi thuê văn phòng sẽ giúp công việc sau này của mỗi doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.