Nhân viên văn phòng là gì? Những kỹ năng cần phải có

Nhân viên văn phòng là một nghề phổ biến trong xã hội hiện nay, đóng vai trò quan trọng trong mỗi công ty. Tuy nhiên, nhiều người hiểu sai hoặc chưa hiểu rõ về vị trí công việc này. Bài viết này sẽ chia sẻ hết với các bạn về nghề này và xác định bản thân có phù hợp hay không.

Nhân viên văn phòng là gì?

Trong mỗi công ty hay tổ chức, doanh nghiệp đều không thể thiếu vị trí nhân viên văn phòng hay nói cách khác chúng giữ vai trò rất quan trọng. Trong tiếng anh, nó được dịch là “Office Staff”, là người chuyên phụ trách những công việc thuộc về hành chính văn phòng và cũng được coi như “bảo mẫu” của công ty. 
Đây được coi là bộ phận cốt lõi, chủ chốt có vai trò trong mọi lĩnh vực của công ty. Họ làm việc liên quan tới các giấy tờ, thủ tục hành chính, lễ tân, tổ chức các sự kiện của công ty hoặc tư vấn pháp lý nếu cần thiết. Do đó mà nhiều công ty thường ghép bộ phận Hành chính với Nhân sự để tiện quản lý hơn. 

Công việc của nhân viên văn phòng

Công việc của nhân viên vị trí này thường được mọi người đánh giá thấp, cho rằng đó là những công việc vặt. Tuy nhiên, vai trò của họ rất lớn, chỉ cần thiếu vắng 1 ngày, dường như mọi hoạt động của công ty bị xáo trộn, không có tổ chức. Dưới đây là những công việc cụ thể mà một nhân viên văn phòng phụ trách:
Lễ tân: phụ trách đón khách, tiếp nhận các cuộc điện thoại, hướng dẫn khách khi họ tới công ty và tổ chức các cuộc họp công ty.
Công việc văn thư: tiếp nhận và xử lý các loại giấy tờ công ty, soạn thảo thư từ, lưu trữ giấy tờ.
Quản lý cơ sở vật chất của công ty: mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công ty, duy trì và thay mới đồ dùng nếu cần thiết.
Duy trì môi trường làm việc tốt: là người đứng ra trong mọi cuộc chơi từ tìm địa điểm, sắp xếp hoạt động và là cầu nối giúp nhân viên giao tiếp với nhau nhiều hơn.
Từ đó có thể thấy công việc của nhân viên hành chính văn phòng rất đa dạng, liên quan tới nhiều lĩnh vực và cần phải có sự hiểu biết nhiều. Do đó, nó càng khẳng định vai trò của vị trí này trong công ty, tổ chức.

Những kỹ năng mà nhân viên văn phòng cần có

Để trở đảm nhận vị trí này trong công ty, bạn cần đảm bảo những tiêu chuẩn nhất định, đủ để có thể thực hiện những tác vụ cơ bản và tiến xa hơn trong ngành nghề này. Ngoài việc có bằng cấp thì bạn cũng cần sở hữu những kỹ năng quan trọng và có ích cho ngành.

Bằng cấp

Đa số ở các công ty đều yêu cầu nhân viên văn phòng cần có bằng cấp như cao đẳng, đại học, trung cấp, … Và ngành học của bạn thuộc các lĩnh vực như: hành chính nhân sự, quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, luật, … Ngoài ra, bạn cũng cần có những chứng chỉ kèm theo như: chứng chỉ tin học văn phòng (IC3, MOS, …), chứng chỉ Tiếng Anh (Toeic, toefl, ielts, …) để thể hiện được bản thân có năng lực phù hợp vị trí này.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực, không chỉ vị trí nhân viên hành chính văn phòng. Giao tiếp tốt sẽ tạo dựng được mối quan hệ, thuận lợi cho việc bày tỏ ý kiến và thuyết phục mọi người. Một nhân viên không cần phải giao tiếp giỏi như diễn giả mà cần có sự linh hoạt, chủ động trong mọi vấn đề.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Chắc chắn khi làm việc sẽ phải tiếp xúc, đối mặt với rất nhiều khó khăn. Do đó, khi một nhân viên có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ khiến mọi việc đơn giản và có hướng đi. Trong mọi tình huống, bạn cần thông minh, khéo léo để làm mọi việc nhỏ đi, tránh gây xáo trộn công ty, ảnh hưởng tới mối quan hệ trong và ngoài giữa các nhân viên.

Tinh thần ham học hỏi

Để trở thành một nhân viên văn phòng tốt, bạn cần không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức. Phát huy tinh thần chủ động, tiếp thu cái tiến bộ, loại bỏ cái xấu, phấn đấu không ngừng để trở thành nhân viên gương mẫu.

Những khó khăn nhân viên văn phòng gặp phải

Trong bất cứ công việc nào cũng đều có những khó khăn nhất định và nhân viên văn phòng cũng vậy. Khi giữ vị trí này, bạn sẽ gặp phải nhiều rắc rối, khiến bản thân chán nản.

Lương không cao

Nhân viên trong ngành nghề này phải làm nhiều việc nhưng lương thì chưa thực sự phù hợp. Chính vì lẽ đó mà nhiều người không trụ được trong nghề, sớm bỏ dở theo đuổi những lĩnh vực khác. Tuy nhiên, khi bạn leo lên tới vị trí quản lý thì mức lương cũng đáng kể rồi đó.

Áp lực công việc

Chắc chắn bạn sẽ phải làm việc với máy tính và giấy tờ nhiều, thời gian nghỉ ngơi ít mà công việc thì chất như núi. Lâu dần bạn sẽ bị stress, không có động lực đi làm khi mà hằng ngày sợ sếp la vì chưa hoàn thành công việc, bị đồng nghiệp réo tên khi muốn nhờ cái này cái khác.

Vấn đề sức khỏe

Khi làm việc với máy tính nhiều và ngồi trong văn phòng hàng giờ đồng hồ sẽ khiến bạn gặp phải vấn đề với sức khỏe như bệnh về cột sống, béo phì, tim mạch, thận, … Do đó, hãy xây dựng cho mình những thói quen tốt và ăn uống lành mạnh để giảm thiểu tác động của công việc này.
Như vậy, bài viết đã giải thích chi tiết nhân viên văn phòng là gì và vai trò của vị trí này trong công ty. Mỗi nghề có đặc thù riêng, có niềm vui nhất định và nhân viên hành chính văn phòng cũng vậy.