Lễ tân là gì? Các công việc lễ tân phải làm?

Để đáp ứng nhu cầu đặt phòng, hướng dẫn dịch vụ và giải đáp các thắc mắc hầu hết các nhà hàng khách sạn đều có các quầy lễ tân. Vậy lễ tân là gì? Công việc thường ngày của đội ngũ nhân viên làm việc trong lĩnh vực này như thế nào? Bài viết dưới đây công ty VNREAL JSC  sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc về vấn đề này.

Lễ tân là gì?

Lễ tân thường là những nhân viên làm việc ở khu vực tiền sảnh của khách sạn, nhà hàng. Họ là người đầu tiên tiếp xúc, chào hỏi khách hàng, giúp khách hàng đặt phòng, trả phòng, hướng dẫn các dịch vụ cơ bản của khách sạn đồng thời giải đáp mọi thắc mắc có liên quan.
Những nhân viên lễ tân chuyên nghiệp thường là những người có ngoại hình sáng, nhanh nhẹn, khéo lẽo và am hiểu chi tiết mọi dịch vụ của khách sạn, nhà hàng. Họ là những người quảng bá hình ảnh, tạo thiện cảm và có tác động chính giúp níu chân khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn, nhà hàng chính vì thế họ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của các đơn vị.

Các công việc chính của lễ tân

Mặc dù thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên lễ tân của nhà hàng khách sạn nhưng nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ công việc của lễ tân là gì? Trên thực tế công việc của nhóm nhân viên này rất đa dạng, không giới hạn nhiệm vụ cụ thể.
Họ không chỉ đơn thuần là những người trực điện thoại, check in, check out cho khách mà họ còn phải sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ của khách hàng. Dưới đây là 1 số công việc cụ thể của nhân viên lễ tân bạn có thể tham khảo:

Chuẩn bị các công việc cần thiết trước khi đón tiếp khách hàng

Để đón tiếp khách hàng chu đáo và có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề thắc mắc của khách các nhân viên lễ tân cần phải chuẩn bị rất nhiều các công việc khác nhau. Đầu tiên, nhân viên cần liên hệ với đội ngũ nhân viên  Housekeeping để kiểm tra chất lượng phòng, đảm bảo không có bất cứ vấn đề nào phát sinh trong quá trình thuê phòng của khách hàng. Bên cạnh đó, nhân viên lễ tân cần kiểm tra số lượng bàn hoặc phòng khách đã đặt ngày hôm nay và các ngày sau, số lượng phòng còn trống. Lễ tân có nhiệm vụ kiểm tra check in, check out của khách hàng. Ngoài ra, những yêu cầu dịch vụ đặc biệt của khách hàng hay những khách hàng check in sớm, check out trễ cũng được nhân viên kiểm tra và thống kê chi tiết.

Chào đón khách hàng

Công việc của lễ tân là gì? Một trong những công việc quan trọng và không thể thiếu đối với các nhân viên đó chính là việc chào đón khách hàng khi đến với nhà hàng, khách sạn. Nhiều người cho rằng công việc chào đón là công việc đơn giản và không gặp bất cứ trở ngại nào tuy nhiên đó là suy nghĩ hoàn toàn sai lầm.
Để chào đón khách hàng, tạo được thiện cảm cho khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên đòi hỏi nhân viên lễ tân cần có các kỹ năng nhất định. Chuyên nghiệp, tự tin nhưng lại phải thân thiện và nhiệt tình đó chính là những gì nhân viên lễ tân cần thực hiện khi chào hỏi khách hàng.

Giúp khách hàng làm nhiệm vụ check in

Sau khi chào hỏi khách hàng công việc tiếp theo của nhân viên lễ tân là gì? Các nhân viên sẽ có nhiệm vụ trao đổi và tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng về dịch vụ đặt phòng. Thông qua yêu cầu của khách nhân viên sẽ tư vấn, giới thiệu để khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất.
Sau khi khách hàng chọn phòng dịch vụ nhân viên sẽ lấy thông tin khách hàng và làm thủ tục, hoàn tất hồ sơ trên hệ thống máy tính. Bên cạnh đó, nhân viên lễ tân cũng có nhiệm vụ thông báo với đội ngũ nhân viên có liên quan đón tiếp và đưa khách đến phòng khách sạn hoặc bàn đã đặt.

Giúp khách hàng làm thủ tục check out

Để giúp khách hàng check out công việc của nhân viên lễ tân là gì?  Đầu tiên, các nhân viên cần kiểm tra dịch vụ, tiện ích mà khách hàng đã sử dụng trong suốt thời gian thuê phòng. Nhân viên trực tiếp in hóa đơn và thanh toán chi phí với khách hàng rõ ràng, cụ thể.  Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán, các nhân viên lễ tân cần trả lại toàn bộ giấy tờ tùy thân của khách hàng đã sử dụng để làm thủ tục trước đó. Đặc biệt, nhân viên cần tiến hành chào hỏi và cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ của đơn vị mình.

Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ

Lễ tân là gì? Ngoài công việc check in, check out các nhân viên lễ tân cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì khác? Công việc của lễ tân biến đổi linh hoạt tùy theo tình huống công việc và yêu cầu của khách hàng.
Trong quá trình sử dụng dịch vụ, khi gặp phải bất cứ sự cố hay các vấn đề nào về dịch vụ khách hàng có thể liên hệ với các nhân viên lễ tân. Các nhân viên sẽ có nhiệm vụ tư vấn, giải đáp và nhanh chóng tìm ra các giải pháp hoàn hảo nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, nhân viên lễ tân cũng chính là người tiếp nhận các phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ. Thông qua các phản hồi đó các đơn vị dịch vụ khách sạn nhà hãng sẽ có phương hướng thay đổi và phát triển hợp lý.
Chắc chắn, thông qua bài chia sẻ trên đây bạn đã trả lời được câu hỏi lễ tân là gì? Các công việc cơ bản, cụ thể của đội ngũ nhân viên lễ tân. Hy vọng, với những kiến thức được VNREAL JSC cung cấp sẽ giúp bạn hiểu hơn về nghề này và có những đánh giá cụ thể về chất lượng của dịch vụ khách sạn, nhà hàng hiện nay.