Admin là gì? Vai trò của admin trong từng lĩnh vực như thế nào?

Admin là một công việc khá phổ biến hiện nay. Khái niệm này thường được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn mơ hồ về công việc này dẫn đến những nhận định sai. Vậy thực chất với khái niệm admin là gì? Vai trò của admin trong từng lĩnh vực như thế nào?

Admin là gì?

Admin là gì?

Admin là từ viết tắt của từ tiếng Anh Administrator. Từ này có nghĩa gốc là người quản lý. Tuy nhiên, dựa vào từng ngữ cảnh và lĩnh vực, nghĩa của admin có những sự khác nhau.

Đối với lĩnh vực văn phòng, admin thường là những người làm công việc hành chính văn phòng. Đối với lĩnh vực website, fanpage hay các diễn đàn, admin lại chỉ những người có quyền cao nhất làm nhiệm vụ điều hành và trực tiếp quản lý trang.

Vai trò của admin là gì?

Vai trò của admin là gì?

Tùy vào từng lĩnh vực, admin sẽ đóng những vai trò khác nhau. Cụ thể như sau:

Vai trò của admin văn phòng

Đối với những văn phòng lớn, số lượng nhân viên đông thì không thể thiếu một người admin. Đây là người chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ các công việc liên quan đến hành chính, giấy tờ của doanh nghiệp. Mục đích là để bộ máy của doanh nghiệp được hoạt động trơn tru nhất. Các vai trò cụ thể của một nhân viên admin văn phòng như sau:

• Sắp xếp lịch họp, lịch tổ chức các sự kiện của công ty
• Hỗ trợ khâu tổ chức họp và các sự kiện của công ty: in ấn tài liệu, chuẩn bị máy chiếu và các thiết bị cần thiết...
• Đặt văn phòng phẩm và các vật tư cơ bản cho các phòng ban trong văn phòng
• Sắp xếp, lưu trữ, bảo quản hồ sơ của các nhân viên trong công ty
• Quản lý các dữ liệu nội bộ của công ty: danh sách nhân viên, quy định, nội quy…
• Tiếp nhận và phân loại các giấy tờ, thư gửi đến công ty và gửi đi
• Tiếp nhận các cuộc gọi đến công ty và chuyển hướng đến các phòng ban theo yêu cầu
• Báo cáo thu chi nội bộ hàng tháng
• Xây dựng, cập nhật các nội quy, chính sách của công ty

Vai trò của admin website, fanpage, cộng đồng

Khi nhắc đến admin là gì, bên cạnh admin văn phòng thì nhiều người thường nghĩ đến admin của các website, fanpage, cộng đồng. Bởi để hoạt động, các trang này đều phải có một người admin. Vai trò của các admin rất quan trọng. Cụ thể, họ cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

Admin Fanpage Facebook

Vai trò của Admin Fanpage Facebook

Đây là người tạo ra các trang fanpage facebook. Chính vì vậy, họ là người có quyền cao nhất. Vai trò của người admin fanpage là tạo ra các nội dung hoặc duyệt các nội dung các biên tập viên đăng lên. Mục đích chung là để trang thu hút được nhiều lượt tương tác, like, share và đạt được mục tiêu đặt ra. Trang fanpage facebook có rất nhiều loại như bán hàng, cung cấp thông tin, giải trí… Tùy vào từng loại, người admin sẽ phải lên kế hoạch xây dựng, phát triển fanpage một cách hợp lý.

Admin Website

Vai trò của Website Admin là gì?

Admin Website có thể không phải là người tạo ra web nhưng họ có quyền hạn cao nhất trong thời gian được phân nhiệm vụ làm admin. Trên một trang website có thể có một hoặc nhiều người cùng làm admin. Đối với trang có nhiều admin thì mỗi người sẽ được phân quyền sử dụng ở những mảng riêng. 

Vai trò của admin đối với website là quản lý và điều phối các công việc liên quan đến website. Người admin sẽ phải hiểu rõ các chỉ số của web để đánh giá tình trạng hoạt động hiện tại và đưa ra những chiến lược để điều chỉnh phát triển phù hợp. Website chính là bộ mặt của công ty, là chiếc cầu nối với khách hàng. Vậy nên các admin phải đảm bảo vận hành website tốt, đi theo đúng hướng của công ty đề ra.

Admin các diễn đàn, cộng đồng, hội nhóm

Admin diễn đàn, cộng đồng

Hiện nay, các diễn đàn, cộng đồng, hội nhóm phát triển rất mạnh mẽ. Điều này kéo theo sự ra đời của các admin phụ trách quản lý các diễn đàn, cộng đồng, hội nhóm. Nhiệm vụ chính của các admin là nhiệm vụ định hướng và xét duyệt các nội dung được đăng trong nhóm hay trên các diễn đàn, cộng đồng. Các admin có toàn quyền xử lý các bài đăng không đúng quy định. Ngoài ra, các admin còn có vai trò lọc thanh viên trên nhóm.

Để đảm bảo diễn đàn, nhóm, cộng đồng hoạt động tốt nhất, các admin thường xây dựng các chủ đề khác nhau. Các thành viên phải tuân thủ đăng bài theo đúng chủ đề admin dễ dàng kiểm soát. Mọi thành viên vi phạm đều sẽ bị cho ra khỏi nhóm.

Kỹ năng, phẩm chất cần có của admin là gì?

Kỹ năng, phẩm chất cần có của admin là gì?

Mỗi công việc đều cần có những kỹ năng và phẩm chất riêng. Đối với công việc admin cũng không ngoại lệ. Vậy kỹ năng và phẩm chất cần có của một admin là gì?

Kỹ năng, phẩm chất cần có của admin văn phòng

Đối với một người làm admin văn phòng cần có những kỹ năng và phẩm chất sau:

Kỹ năng bảo mật thông tin tốt

Admin là người nắm mọi thông tin của văn phòng bao gồm các quy định, chính sách, thông tin nhân sự, các đối tác… Chính vì vậy, người admin cần phải là người biết bảo mật thông tin tốt. Bởi các thông tin trong văn phòng mang tính nội bộ không được tiết lộ ra bên ngoài.

Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả

Người làm admin là người sẽ phải tiến hành sắp xếp các lịch hẹn cho các sếp với đối tác và tổ chức các sự kiện của công ty. Vì vậy, người admin cần có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách hiệu quả.

Kỹ năng tin học văn phòng

Công việc của một admin cần rất nhiều đến các kỹ năng về soạn thảo văn bản, lập các bảng kê chi phí… Do đó, người admin cần phải có các kỹ năng tin học văn phòng như word, excel… để hoàn thành tốt công việc.

Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

Admin là người phải kết nối các bộ phận. Chính vì vậy, người admin phải có kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt. Nhờ kỹ năng này sẽ giúp admin làm việc trôi chảy.

Khả năng ngoại ngữ

Nếu làm việc trong các công ty nước ngoài, người admin cần phải có khả năng ngoại ngữ trôi chảy để đáp ứng yêu cầu công việc. Những admin có khả năng ngoại ngữ mức lương sẽ cao hơn. Do đó, nếu bạn muốn có thu nhập tốt ở công việc admin văn phòng thì nên trau dồi khả năng ngoại ngữ.

Phẩm chất thân thiện, hòa đồng, trung thực

Ngoài các kỹ năng, người làm admin cũng cần phải có các phẩm chất như thân thiện, hòa đồng và sự trung thực. Những phẩm chất này sẽ giúp người admin luôn có được sự tín nhiệm của cấp trên cũng như nhận được sự đánh giá cao của đồng nghiệp.

Kỹ năng, phẩm chất cần có của admin website, fanpage, cộng đồng

Kỹ năng, phẩm chất cần có của admin fanpage, website, forum

Vì tính chất công việc của admin các fanpage, website cộng đồng khác với admin văn phòng. Vì vậy, các kỹ năng và phẩm chất cần có của admin của các trang fanpage, website, forum cũng khác. Cụ thể, các kỹ năng, phẩm chất cần có của một admin các trang cộng động, diễn đàn, website và facebook như sau:

Am hiểu kiến thức về facebook, website, cộng đồng

Để một trang fanpage, website hay diễn đàn hoạt động hiệu quả thì người admin cần phải am hiểu cách thức hoạt động và phát triển trang. Cụ thể, người admin cần nắm rõ các quy định về nội dung, hình ảnh các bài viết khi đăng tải, các công cụ hỗ trợ để tiếp cận các đối tượng mà trang nhắm tới. Chỉ khi có kiến thức nền tảng về các trang, người admin mới hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Kỹ năng quản lý và hoạch định chiến lược

Để làm admin, bạn cần có kỹ năng quản lý và hoạch định chiến lược. Bởi admin là người có quyền hạn cao nhất. Mọi nội dung công việc của trang đều được xét duyệt bởi admin. Vậy nên người admin cần phải có kỹ năng quản lý đội nhóm, lên chiến lược phát triển trang sau đó phân công công việc cho các cộng tác viên một cách hợp lý.

Am hiểu về máy tính và các phần mềm

Am hiểu về máy tính và phần mềm

Công việc của một admin fanpage, website, diễn đàn là công việc liên quan đến công nghệ. Do đó, công việc này đòi hỏi người thực hiện phải am hiểu rõ về máy tính và các phần mềm. Về máy tính, admin cần hiểu rõ các quy trình đăng bài, các quy định về vi phạm của Google, Facebook, cách kiểm tra khả năng tiếp cận của bài viết... Chỉ khi có kiến thức và kỹ năng này, admin mới hoàn thành tốt được nhiệm vụ của mình.

Nhanh nhẹn và linh hoạt

Ngoài các kỹ năng chuyên môn, người làm công việc admin cần có phẩm chất cơ bản là sự nhanh nhẹn và linh hoạt. Bởi công việc của admin fanpage, website, cộng đồng không phải chỉ làm trong giờ hành chính. Do đó, người admin cần phải là những người có sự nhanh nhẹn và linh hoạt để đảm bảo công việc quản lý fanpage, website, diễn đàn luôn hoạt động tốt.

Một số công việc admin phổ biến khác trên thị trường hiện nay

Ngoài các vị trí admin văn phòng, website, fanpage, cộng đồng, trên thị trường hiện nay còn phổ biến một số công việc liên quan đến admin như:

Sales Admin

Sales Admin là gì?

Sales Admin là người hỗ trợ công việc cho phòng kinh doanh hay còn được gọi với cái tên chuyên môn là thư ký phòng kinh doanh. Sales Admin sẽ thực hiện các nhiệm vụ hành chính, soạn thảo văn bản, hợp đồng, cập nhật dữ liệu, liên hệ các đối tác.

System Admin

Đây là người thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống IT của các doanh nghiệp.  Người làm công việc này phải am hiểu về các hệ thống phần mềm IT. Vai trò của System Admin rất quan trọng. Bởi họ phải chịu trách nhiệm đảm bảo mạng lưới IT hoạt động thông suốt.

Admin Assistant

Đây là trợ lý hành chính văn phòng. Người làm trợ lý hành chính sẽ thực hiện hỗ trợ quản lý hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

HR Admin

Hr Admin là gì?

Đây là công việc trợ lý nhân sự. Người làm công việc này sẽ phụ trách các công việc liên quan đến hợp đồng nhân sự và hỗ trợ các công việc liên quan đến nội quy, chính sách phúc lợi của công ty.

Trên đây là giải thích chi tiết khái niệm admin là gì và vai trò của admin trong từng lĩnh vực. Hy vọng với những chia sẻ này giúp mọi người hiểu rõ các công việc liên quan đến admin.

Các nhà quản lý có thể tham khảo thêm về các phần mền quản lý công việc để tăng tính hiệu quả công tác qua bài viết: Tổng hợp những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất