Hướng dẫn cách setup phòng họp đạt chuẩn, bắt kịp xu hướng hiện đại

1. Nguyên tắc cơ bản trong setup phòng họp, hội nghị

Nguyên tắc cơ bản trong setup phòng họp, hội nghị

Xây dựng sơ đồ phòng họp, hội nghị

Thông thường khi setup phòng họp, hội nghị rất ít xây dựng kèm theo các bản đồ chi tiết ngay từ đầu mà thường bố trí theo cảm tính hoặc mang tính bắt chước. Chính vì không có sơ đồ phòng họp nên khi tiến hành setup sẽ không tránh khỏi những lỗi sai cơ bản. Điều này gây ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như sự tiện nghi trong suốt quá trình sử dụng sau này. Vì vậy, trong quy trình setup phòng họp tổng thể cần phải xây dựng sơ đồ phòng họp khoa học, hợp lý ngay từ đầu. 

Phân chia layout phòng họp hợp lý

Layout phòng họp là tổng thể cách bố trí và phân chia không gian tại đây như thế nào. Thông thường các phòng họp thường được bố trí với các kiểu layout thoáng đãng tránh những chi tiết rườm rà. Bởi căn phòng này không sử dụng liên tục thường xuyên như phòng làm việc. Căn phòng này được sử dụng vào những công việc quan trọng, sự kiện đặc biệt cần gặp đông đảo mọi người. Tuy nhiên, việc phân chia các khu vực vẫn phải hợp lý thuận tiện cho từng mục đích sử dụng. 

Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp

Sắp xếp phân chia chỗ ngồi rõ ràng cho từng thành viên tham gia

Trong mỗi cuộc họp luôn có sự phân chia về chỗ ngồi một cách rõ ràng. Không chỉ là theo thứ tự chức vị mà còn là để thuận lợi cho việc thảo luận và trò chuyện. Thông thường sẽ được sắp xếp theo 3 cách sau:

• Kiểu hỗ trợ: Đây là vị trí dành cho các thành viên muốn hỗ trợ cho sếp thì hãy ngồi vuông góc với sếp. Sắp xếp ghế phòng họp như vậy giúp cả 2 có thể phá vỡ rào cản và hiểu nhau hơn. Với cách sắp xếp này tạo sự thuận tiện trong việc giao tiếp, tiếp nhận và xử lý thông tin. 

• Kiểu hợp tác: Nếu như các thành viên trong cuộc họp là mối quan hệ hợp tác ( trao đổi với đối tác) thì hãy sắp xếp chỗ ngồi bên cạnh người kia. Điều này thể hiện hai người có cùng chung suy nghĩ, có vị trí ngang hàng nhau. 

• Kiểu đối kháng: Khi sắp xếp phòng họp chân quỳ, chiếc bàn ngăn giữa và ghế 2 bên cùng tư thế mặt đối mặt sẽ tạo nên khoảng cách và sự đối đầu cho người ngồi. Đây là kiểu đối kháng hay được sử dụng trong các cuộc tranh luận, điều chỉnh. 

Đảm bảo đầy đủ các mục đích sử dụng

Đây là một trong những nguyên tắc vô cùng quan trọng trong việc setup phòng họp. Nguyên tắc này chú trọng đến chất lượng và sự phù hợp của thiết kế để tạo không gian lý tưởng cho người sử dụng về mọi mặt. Một công ty có thể thiết kế một vài phòng họp, mỗi phòng họp phục vụ một mục đích riêng nhưng cũng có nhiều công ty do khả năng tài chính và mặt bằng hạn chế nên thiết kế một phòng họp phục vụ nhiều mục đích. Vì thế mà khi setup từ đồ nội thất, vật dụng cho đến các thiết bị điện tử đều phải đảm bảo dựa trên mục đích sử dụng. 

2. Các kiểu setup phòng họp đúng tiêu chuẩn được ưa chuộng nhất hiện nay

Setup kiểu phòng họp chữ U

Phòng họp chữ U thích hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban

Đây là kiểu sắp xếp phòng họp khá phổ biến hiện nay. Theo đó, phòng họp chữ U thích hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban,...Vì đây sẽ là nơi có một người đứng đầu và nhiều thanh viên khác tham gia thảo luận, tiếp nhận thông tin. 

Khi sắp xếp bàn ghế phòng họp theo kiểu chữ U thì cần phải để trống giữa, với ghế xung quanh bên ngoài theo khoảng cách thích hợp. Đúng tiêu chuẩn thì khoảng cách mỗi người tham gia tối thiểu là 5cm. Tránh sắp xếp kiểu phòng họp chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người vì khi đó phần chữ U trở nên quá dài và khiến việc giao tiếp và tiếp xúc với những người tham dự bị hạn chế rất nhiều. 

Setup kiểu sắp xếp lớp học

Setup phòng họp lớp học 

Kiểu sắp xếp lớp học sẽ dành cho những cuộc họp có người tham gia lên sân khấu, bục giảng và có sẵn bàn ghế tài liệu để cho người tham gia dễ dàng ghi chép và sử dụng cả máy tính trong quá trình họp. Với kiểu sắp xếp phòng họp theo kiểu lớp học này sẽ có một người kiến thức cao hơn đứng dậy để truyền lại những kiến thức chuyên môn, thích hợp cho những buổi training kiến thức chuyên môn cho nhân viên, hay các buổi đào tạo nhân viên mới. 

Setup phòng họp kiểu Conference

Setup phòng họp Conference phù hợp với những cuộc họp ở văn phòng, công ty có quy mô vừa phải

Đây là kiểu setup phù hợp cho những cuộc họp ở văn phòng, công ty có quy mô vừa phải, có thể là những cuộc họp nội bộ giữa các góc phòng ban, các bộ phận hoặc hội đồng quản trị hay các cuộc thảo luận nhóm chung. 

Kiểu sắp xếp, bố trí phòng họp này sẽ phù hợp cho những cuộc họp nhóm khoảng 15-20 người, có thể sắp xếp vị trí ghế đối diện 2 bên đầu một chiếc bàn hình chữ nhật, hình bầu dục, hình Oval lớn để đảm bảo những người tham gia trong cuộc họp có thể nhìn thấy nhau trong buổi họp. 

Setup phòng họp kiểu sắp xếp rỗng ở giữa ( Hollow)

Setup phòng họp kiểu Hollow sắp xếp rỗng ở giữa có thể linh hoạt trang trí

Setup phòng họp kiểu Hollow có nhiều điểm tương đồng so với kiểu sắp xếp hình chữ U, đều có một khoảng trống ở giữa. Sau đó, sắp xếp bàn ghế xung quanh nhưng với kiểu sắp xếp bàn để bao trọn khoảng trống mà không có góc hở ra cho sân khấu như kiểu setup chữ U. Trong không gian trống của kiểu sắp xếp rỗng ở giữa có thể linh hoạt để trang trí bằng các chậu cây cảnh, bình hoa lớn, …giúp cân bằng tạo cảm giác thoải mái, giảm bớt căng thẳng trong cuộc họp. 

Sắp xếp theo kiểu này vẫn đảm bảo vị trí chỗ ngồi được bố trí theo đúng cấp bậc từ lãnh đạo và người giữ vị trí chủ chốt đến các thành viên trong phòng ban được phân bố từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài. 

Kiểu sắp xếp bàn tròn dành cho doanh nghiệp nhỏ

Setup phòng họp nhỏ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ

Đây là kiểu setup phòng họp lý tưởng dành cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng trong những cuộc họp nội bộ, thành viên tham gia ít đảm bảo tiết kiệm diện tích. Sử dụng chiếc bàn tròn mặt kính trong suốt phối hợp với những chiếc ghế tựa có thể sắp xếp linh động và thay đổi vị trí dễ dàng. Sau khi kết thúc cuộc họp có thể biến đổi trở thành những bàn ghế làm việc.Với sơ đồ phòng họp có sự tương tác cao giữa các thành viên không phân biệt thứ cấp này, các thành viên tham gia có thể nắm bắt thông tin cuộc họp, trao đổi, đóng góp ý kiến riêng.

Setup phòng họp kiểu chữ V sáng tạo

Setup bàn họp chữ V sáng tạo giúp người tham gia thoải mái, dễ chịu

Đây là kiểu setup phòng họp rất sáng tạo, mới được sử dụng trong thiết kế cuộc họp gần đây nhưng được nhiều doanh nghiệp sử dụng cho cuộc họp ít người. Cũng giống như những kiểu sắp xếp bàn hình chữ nhật dài nhưng thay thế bằng kiểu chữ V sáng tạo hơn giúp không gian cuộc họp trở nên thoải mái, dễ chịu. 

Cách sắp xếp này giúp tối ưu hóa tầm nhìn của những người tham gia cuộc họp, người phía sau sẽ không bị người phía trước che khuất tầm nhìn và dễ dàng theo dõi cuộc họp hơn. Đồng thời, tăng cường sự tương tác giữa người thuyết trình với các đối tượng tham gia ở tất cả các vị trí của bàn họp. 

Setup phòng họp kiểu hội trường

Sắp xếp phòng họp kiểu hội trường phù hợp với những cuộc họp số lượng người tham gia lớn

Sắp xếp phòng họp kiểu hội trường sẽ phù hợp với những cuộc họp chứa số lượng người lớn lên đến vài trăm người, được thiết kế đạt độ thoáng nhất định để phù hợp cho mỗi người đều có không gian thoải mái khi tham gia cuộc họp. Bàn ghế được lựa chọn và bố trí các kiểu sắp xếp này sẽ có sự đồng nhất, cân bằng, đảm bảo yếu tố hài hòa nhất định. Với kiểu sắp xếp hội trường cần chú ý nhiều về yếu tố âm thanh và ánh sáng trong cuộc họp để đảm bảo khả năng nghe giảng và tăng cường độ tập trung, mỗi người có thể nghe tốt và thể hiện được tính tôn nghiêm trong cuộc họp. 

Govi đã liệt kê một số kiểu setup phòng họp đang được các doanh nghiệp lựa chọn phổ biến hiện nay. Hi vọng với những chia sẻ này các bạn có thể linh hoạt áp dụng để có được không gian phòng họp, tiếp khách lý tưởng.